En todos los lugares del mundo hay muchas ciudades pequeñas o pueblos que proveedor de servicios local (puede ser de electricidad, de internet, inclusive hasta de servicios de copiado). Y por varias razones (entre ellas la inquietud de su administrador de sistemas o del dueño de la empresa) algunos empiezan a usar Odoo. La idea de este artículo es hablar un poco de como se implementa Odoo en una empresa de servicios (por ejemplo un proveedor de internet) y cuales son sus límites, que se puede hacer y que no.
Hay demasiados módulos para empezar Odoo: stock, helpdesk o field-service entre otros. Pero no empezaría por ahí. Porque lo primero que debe resolver un ISP con menos de diez empleados es facturar más de mil abonos mensuales (validando la factura con AFIP en Argentina o con la DGI en Uruguay, por ejemplo) y procesar el pago de dichas facturas. Esto implica la automatización de los medios de pago; como puede ser MercadoPago, PagoFacil, débito automático de los bancos o Siro (entre otros, varía de país a país. Mi punto es, la cobranza se debe automatizar).
Tambien debe administrar la cuenta corriente de esos más de cientos de contratos. Y hacer el mismo proceso una y otra vez por uno o dos empleados administrativos. Siendo administrado por a lo sumo dos empleados administrativos. Ese es el primer problema que debe abordar Odoo.
Localización contable
En Latinoamérica se está imponiendo la validación de las facturas de forma electrónica por parte de una autoridad tributaria (por ejemplo AFIP en Argentina o DGI en Uruguay). Tomemos como ejemplo Argentina. En este instante hay por lo menos tres localizaciones argentinas dando vueltas, y la verdad todas sirven para lo que se necesita en una empresa de servicios. Todas cumplen con el requerimiento mínimo de permitir la validación de facturas por parte de AFIP. Algunas soportan el padrón de AFIP (de dudosa utilidad, ya que cuentan con mucha información del cliente debido a que cuentan con información domiciliaria debido a que tienen que hacerle instalaciones), otras permiten la cobranza por medio de recibos, y brindan un soporte variado al IVA Digital (muchas empresas delegan esto en los contadores, para felicidad de los mismos. .
También se puede validar las facturas de forma masiva, al igual que generar notas de débito o de crédito en forma automática.
Gestión de abonos - módulo de contratos
Tanto Odoo Community como Odoo Enterprise dan una solución a la gestión de contratos (o a lo que sería la generación de facturas en forma recurrente). Odoo Enterprise lo hace con el módulo de subscripciones (nombre poco feliz) y Odoo Community lo hace con el módulo de contratos de OCA. El último permite gestionar centenares de contratos y facturarlos periódicamente (por ejemplo a fin de mes). Se adapta a las necesidades de una empresa de servicios.
Le falta una mejor gestión de los precios que se facturan. En Argentina por la inflación se debe ajustar los precios día por medio y puede llegar a ser un issue. Tambien la integración con otros sistemas que toman mediciones de sus clientes y luego dichas mediciones tienen que ser facturadas. Igual no es algo imposible, pero como muchas cosas en Odoo, requiere un esfuerzo de integración.
Integración con medios de pago
Una de las fortalezas de Odoo es su habilidad para integrarse con terceros (Amazon, MercadoLibre, MercadoPago, DGI mediante Biller, etc). También Se integra con MercadoPago para generar botones de pago y en Argentina se puede integrar con otros medios de pago como Siro o RapiPago (ya fue hecho).
Aca hay que tener en cuenta lo siguiente. Cada integración con un medio de pago es un trabajo de desarrollo. Primero se deben procesar los archivos con los pagos (o los pagos que se comunican mediante web-services) y se deben crear los pagos correspondientes (para que luego sean conciliados con sus respectivas facturas). Esto es un trabajo de integración. Si bien hay algunos módulos que pueden hacer más facil la vida, al final del día termina siendo un trabajo de customización (por ejemplo, para la generación de los códigos de barra o los links de pago).
Esto se aplica también a MercadoPago. Si bien existen módulos que implementan el botón de MercadoPago, esto no basta. Por ejemplo hay clientes que te piden que se cree el botón de pago a nivel contacto no por el saldo de la factura, sino para el saldo de la deuda del cliente (o por ejemplo las tres últimas facturas impagas)
Integración con servicios de mensajería
Odoo tambien se puede integrar con diferentes servicios de mensajería. Se que se puede integrar con Whatsapp pero nunca lo usé. Si se integra con el mail (para envío de facturas y links de pago a los clientes) y con SMS (integrandose por ejemplo con SMS Masivos). Bien utilizados los medios de mensajería se logran resultados muy positivos para la empresa.
Portal de clientes
Odoo tiene integrado un portal (para clientes y proveedores, el cual explicamos su funcionamiento en este post) el cual out-of-the-box permite a los clientes descargar su factura y ver cuales son las facturas pagadas y cuales no. Se les puede agregar el botón de pago de MercadoPago por ejemplo, tiene posibilidades interesantes.
El portal puede ser utilizado en dispositivos móviles también, lo que lo hace ideal para los cientos de clientes de una empresa de servicios. Y se pueden hacer cosas interesantes con el portal. Por ejemplo; enviar un mail a un cliente moroso. Y ese e-mail puede haber un link a su factura impaga en el portal. Y en dicha factura puede estar el link de MercadoPago para que lo pague el cliente.
Conclusiones
Implementar Odoo en una empresa de servicios es posible. A diferencia de lo que muchos esperan, no es algo que se resuelve en pocos días sino que por lo mínimo lleva dos meses. Esto se debe a que es un trabajo grande de integración. Para ello se deben importar correctamente los abonos, y se debe simular la facturación de los mismos (si la importación de los abonos es erronea, la empresa termina facturando menos). Despues es necesario desarrollar las integraciones con los diferentes medios de pago e integrar la mensajería de Odoo con la cuenta corriente de los clientes.
Pero no es imposible de hacer. En su momento lo hicimos para un ISP en Argentina y el proceso llevó dos meses. Luego se realizó mantenimiento evolutivo a lo largo de los años y el sistema se encuentra en producción desde hace tres años. El proyecto terminó siendo una buena inversión para el cliente debido a que implementando Odoo mejoraron la gestión de las cobranzas, lo cual tuvo un impacto inmediato en su bottom-line.