En su corazón Odoo es un sistema contable. Si uno observa como se registran las facturas de clientes o proveedores, los pagos, o cualquier transacción financiera; podrá observar que cada transacción crea un asiento contable.
Pero, hay veces que necesitamos registrar los ingresos o egresos utilizando asientos contables. Que es lo que vamos a hacer en este post. Vamos a registrar facturas de proveedores o de clientes en la moneda de la empresa y en USD (una situación muy común en Latinoamérica).
Para registrar asientos contables en múltiples divisas necesitas dos configuraciones. La primera es contar con un diario de tipo "Varios"
Los diarios son un elemento fundamental de la configuración de la contabilidad. Estos nos permiten por lo pronto organizar los reportes contables (por ejemplo el Libro Mayor). Los diarios tienen otros usos (por ejemplo el registro de pagos o de facturas) pero lo vamos a ver en otros posts.
Otro elemento que vamos a necesitar tener actualizado son las cotizaciones de la divisa USD. Eso por lo general se lo realiza de forma automática (mediante web services) o de forma manual
Tener la divisa actualizada es fundamental para registrar los asientos contables en moneda extranjera.
Ahora vamos a registrar las facturas de cliente. En moneda local y moneda extranjera. La lógica para registrar una factura de proveedor es igual a la lógica para registrar una factura de un cliente, solo cambian los apuntes contables.
Primero creamos el asiento contable de la factura de clientes. Primero creamos el asiento e ingresamos los datos de la cabecera.
Por lo general el nombre del asiento no se cambia debido a que es asignado de forma automática. Y solo tenemos que seleccionar el diario más información de referencia (por ejemplo el folio fiscal o el RFC del cliente).
Luego procedemos a registrar las líneas del asiento (llamadas apuntes contables en Odoo). En este caso vamos a registrar una venta de 116 pesos (incluyendo IVA) a Peinando Canas Software
Como podemos ver, es un asiento normal de factura de ventas. Una vez ingresado el asiento, debe ser publicado para que se asiente en la contabilidad. Cuando se asienta en la contabilidad, si el asiento cuenta con una cuenta de débito adecuada (lease cobrable) y está indicado el contacto, se actualiza la deuda del cliente (lo mismo ocurre para las facturas de proveedor).
Asientos en moneda extranjera
La contabilidad en Odoo es por lo general en la moneda de la empresa donde se tienen operaciones, debido a que se debe presentar el balance en dicho país en moneda local. Los asientos se realizan en la moneda local. Sin embargo esto no nos impide registrar la operación ya que registramos el monto de la operación en USD y el correspondiente débito/crédito en moneda local.
Por ejemplo, tenemos una factura que es en moneda extranjera. Supongamos que queremos registrar una factura de 116 USD (100 USD de venta más 16 USD de IVA). Y el tipo de cambio del USD es 17,05
Ahora procedemos a registrar el asiento contable
Solo debemos agregar en el apunte contable la divisa del apunte (en este caso USD) y el importe en dicha divisa (monto positivo para débitos y negativo para créditos). Como pueden ver, cuando uno ingresa la divisa en otra moneda en forma automática se actualiza el débito y crédito en moneda local con el tipo de cambio correcto. Si se necesita, uno puede actualizar el monto del débito o crédito con el tipo de cambio indicado.
Como sigue la historia? De dos maneras. La primera es como se registran los pagos de clientes y proveedores en moneda local y extranjera. Y la segunda es como uno hace el seguimiento a las deudas de clientes y proveedores.