Odoo no es y no va a ser gratis (menos cuando tenes cientos de desarrolladores trabajando en el core). Si uno utiliza Odoo Community Edition uno no tiene que pagar la licencia para usarlo pero la verdad, hay toda una serie de costos asociados que estan presentes en un proyecto de software relacionados con la puesta en marcha y mantenimiento de Odoo. Pero pese a esto hay muchos que piensan que Odoo es gratis o barato (y muchos implementadores sin experiencia, que esperan en Odoo un free ride); implementar software nunca es gratis ni barato. Concretar un proyecto de implementación de software es un trabajo que lleva tiempo y tiene sus costos asociados.
El objetivo de este post es describir las categorías de costos asociadas a un proyecto de Odoo, asi quienes esten interesados en Odoo pueden informarse mejor antes de tomar una decisión. Pero por sobre todo este artículo está destinado a todos aquellos que estan empezando a implementar Odoo, ya que ellos son los grandes perdedores cuando no hay transparencia sobre los costos asociados a una implementación (por lo general el implementador es más pobre que el cliente, por eso lo digo).
Licencias
Si uno usa la versión Enterprise de Odoo, ahí se debe pagar por los usuarios que van a utilizar el sistema. Esto no es necesario si no usa la versión community. Cual es la diferencia entre Odoo Community y Enterprise? El último es el community más una serie de módulos que el segmento de clientes de enterprise pueden pagar (que no les guste hacerlo es otro tema). Pero esto que quede bien claro, los clientes de Enterprise pueden pagar las licencias.
Aca vale aclarar que soporte para las localizaciones tiene la versión Community de Odoo. Solo brinda un soporte a nivel infraestructura (por ejemplo; definición de plan de cuentas y en caso de Argentina los documentos para facturación, cuando en Uruguay no lo ofrece) que puede llegar a servir en casos aislados, pero si o si debe ser extendido. O por módulos de terceros o por medio de la versión Enterprise (por ejemplo, para la factura electrónica). En este punto es fundamental saber lo que se necesita de una localización, si tiene dudas consulte a un contador.
Un punto importante en Argentina que se debe tener en cuenta; en la versión Enterprise se debe pensar no solo en usar la factura electrónica sino ademas módulos asociados (como por ejemplo recibos, percepciones y cheques, retenciones, etc.) a la contabilidad argentina.
Hardware
El costo del hardware depende de la cantidad de usuarios concurrentes, Odoo es una aplicación web y el hardware que se necesita depende de la cantidad de usuarios concurrentes. Pero por lo general para la realidad argentina y uruguaya, el costo de un server en la nube (un VPS) es menor que el costo de comprar una laptop o un server.
A menos que uno tengo un server ya propio. Pero lo cierto es que los costos de hardware nunca fueron caros (en relación con los costos del proyecto). En mi experiencia nunca fueron brutales (comparados con los costos de otros ERPs). Y los servicios en la nube de servers son muy buenos. A este punto le agregaría los servicios de backup y restore, que es algo pasado por alto en la mayoría de las implementaciones.
Costos de puesta en marcha
Este item es el punto más caro de la implementación (basicamente porque en los últimos años los programadores se transformaron en el item más caro en un proyecto). A diferencia de muchos software open source (Ubuntu, LibreOffice, GIMP para darles algunos ejemplos) Odoo es un ERP. Esto significa que uno no lo descarga, lo instala y lo empieza a usar. Porque implementar un ERP es un proyecto que lleva tiempo, que involucra la interacción de varios participantes; y por sobre todo, al menos en paises como Argentina gracias a la Factura Electrónica y a la realidad impositiva local, involucra el trabajo de desarrollo. Esto significa que un proyecto de implementación muchas veces va a ser un proyecto de desarrollo de software.
Un punto a tener en cuenta es, los desarrolladores de Odoo no son los más caros del mercado (es por eso que muchos migran a otras especialidades). Pero no son los más baratos tampoco. La diferencia con los implementadores de Odoo que sirven en un proyecto, es que tienen muchos años de experiencia en sus espaldas. Una mezcla de conocimientos funcionales y técnicos que es dificil de replicar (al menos en poco tiempo). Y eso no es gratis en un proyecto. Cualquier desarrollo de software va a hacer más caro el proyecto. Y más riesgoso. Y si piensan que googleando módulos e instalandolos se van a resolver sus necesidades... mucha suerte. Hay gente que sigue creyendo en los reyes magos.
Por otra parte, es fundamental aca tener bien definidos los procesos administrativos a ser cubiertos por el sistema. Si usted piensa que puede llevar un Excel a Odoo, conmigo no cuente. Siempre terminaron mal esos proyectos.
Los proyectos que terminaron siempre bien en mi experiencia fueron aquellos que tuvieron una duración de pocas semanas (no más de ocho o a lo sumo doce), y los procesos administrativos a implementar por parte del cliente estaban muy claros. Y tambien porque había una urgencia en poner en marcha el sistema; aquellas situaciones en las cuales se esperaba al sistema para salir en producción, fueron proyectos en los cuales hubieron desviaciones importantes innecesarias en los costos.
Algo a tener en cuenta aca, y que merece un capítulo aparte, son los costos de migración. Lo mismo la metología de implementación, las metodologías ágiles en nuestra experiencia tienden a generar mayor satisfacción de usuarios y disminuir los costos de implementación.
Costos de capacitación
Estos costos son por lo general pasados por alto. Es importante dedicar tiempo (y dinero) a capacitar a los usuarios.
Costos de mantenimiento
Una vez puesto en marcha el sistema, sigue el mantenimiento. Siempre pasa. Puede ser menor o mayor, dependiendo de como se estructuró el proyecto. Pero lo importante es tener en cuenta que se debe presupuestar el mantenimiento.
Por varios motivos, la principal es que la realidad siempre cambia. AFIP o DGI cambia lo que nos lleva a tener que adecuarnos, sobre todo con la factura electrónica. Pero por sobre todo porque las necesidades de digitalización de los negocios evolucionan en forma acelerada (sobre todo debido a la pandemia). Un ERP es "a moving target with multiple moving pieces". Veanlo así, nunca se va a quedar quieto.
Recapitulando... Odoo no es gratis. Puede ser que sea más barato que el resto de los ERPs, pero esto es teniendo en cuenta que el proceso de implementación sea exitoso (que es para cubrir en otro artículo). Ahora, ningún ERP es barato ni gratis. Un ERP tiene sentido desde el punto de vista financiero siempre y cuando disminuya costos, o aumente ventas. Sino no tiene sentido implementarlo. Por último, tengan en cuenta que las personas/equipos que implementan Odoo, no lo hacen gratis. Las situaciones en las que "hubieron favores" en mi experiencia terminaron mal.