Como funciona la contabilidad en Odoo

24 de julio de 2023 por
Gustavo Orrillo
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El módulo de facturación y contabilidad en Odoo es un módulo muy contable en su operación. Esto significa que cada operación que se realiza (ya sea factura, pago, resumen de cuenta bancario) tiene asociado como mínimo un asiento contable (es más, por ejemplo al crearse un pago se está creando un asiento contable). Esto implica como mínimo implica dos cosas: para entender lo que hace el sistema (y si hace lo que tiene que hacer) uno debe saber contabilidad. Y aprovechar al máximo el módulo administrativo uno necesita si o si saber contabilidad. No es complicado, es contabilidad y necesita para comprenderse del esfuerzo de uno. Y en el caso de Odoo solo se necesita saber que significa cada cuenta, como se interpreta su saldo, cuando se debita y acredita cada operación. Nada más, no es terrible.

Los asientos contables (modelo account.move) se pueden ver en el menú Facturación/Contabilidad > Contabilidad > Varios > Asientos Contables.


Y también podemos ver que existe un menú llamado "Apuntes contables" (modelo account.move.line). Los apuntes contables son las líneas de los asientos contables


Entonces el asiento contable (de vuelta modelo account.move) contiene la cabecera de la transacción. Datos como diario (que sirve para clasificar los asientos y en Odoo modifica el comportamiento de diferentes transacciones, el comportamiento de los diarios merece un capítulo aparte), fecha, tipo de asiento contable (para distinguir facturas y notas de crédito de asientos normales), y a veces el contacto. 

Los apuntes contables (modelo account.move.line) como dijimos anteriormente, son las líneas del asiento contable. Es donde se registran los débitos y créditos, las respectivas cuentas, fechas y (único en Odoo, lo cual ahorra muchas cuentas del plan contable) que cliente/proveedor interviene en la transacción (lo que simplifica la cuenta corriente tanto del cliente como del proveedor). 

Cada transacción monetaria en Odoo crea en Odoo al menos un asiento contable. Estos asientos contables pueden ser creados manualmente, pero muchos (en realidad la mayoría) se crean de forma automática (una de las bellezas de Odoo). Por diseño las facturas de cliente/proveedor son asientos contables que simplemente se visualizan de manera diferente, pero si cicklean en el tab "Apuntes contables" podrán apreciar las líneas del asiento junto con sus respectivas cuentas contables.


Los pagos de clientes o proveedores (modelo account.payment) crean un asiento contable en forma automática, independientemente de si estan confirmados o no. Aca quiero aclarar para los usuarios de la localización argentina, esto no lo hacen los recibos.


Cada línea de un resumen bancario genera un asiento contable. Es por ello que cada resumen bancario tiene múltiples asientos. Si no lo hiciese así complicaría la conciliación de facturas, se podría hacer pero sería muy complicado.


Cada asiento contable tiene dos estados. Puede tener un estado borrador, y estar confirmado. El estado confirmado es el validado. Para confirmarlo se debe invocar el método _post()


Datos maestros de la contabilidad


Como decíamos párrafos atrás, los apuntes contables registran débitos y créditos en cuentas contables (como se espera en la contabilidad, si no entiende esto compre el libro de Fowler Newton). Las cuentas contables son creadas al instalarse la localización con la que está trabajando (puede ser la localización argentina o alemana, por ejemplo). Y luego pueden ser modificadas con facilidad. Modificar el plan contable no es el fin del mundo (algo que si lo es en otros sistemas contables). 

Las cuentas contables pertenecen a un tipo de cuentas y a un grupo de cuentas. El grupo de cuentas es con fines de reporting; si el libro mayor, el balance y el reporte de ganancias y pérdidas lo sacan del sistema deberán actualizar este campo. Se le debe prestar atención al campo es a "Permite conciliación" ya que el mismo indica si una cuenta contable puede ser usada con fines de administrar la cuenta corriente del cliente o del proveedor (son las cuentas que se pueden seleccionar en el formulario del cliente o del proveedor).


El campo Tipo determina no solo si una cuenta tambien puede ser usada para la cuenta corriente (si uno selecciona las opciones "Por cobrar" o "Por pagar"). 

Versiones atras Odoo perdió la capacidad de mantener un plan de cuentas jerárquico (algún craneo decidió que eso simplificaba la vida administrativa) lo que provocó la ira de más de un contador. Esta funcionalidad se agrega mediante módulos de terceros. Lo que es complejo de este punto es replicar a nivel reporting las jerarquías (calculo que por eso removieron tambien las jerarquías).

Los plazos de pago hacen dos cosas: describen como va a pagarse una factura de cliente/proveedor, y además actualizarán el campo "Fecha de vencimiento" del apunte contable (campo date_maturity de account.move.line). 



Este campo del modelo account.move.line, date_maturity es el que permite hacer informes del flujo de fondos con los ingresos que se va an recibir de clientes, o pagos que se van a realizar a proveedores. Por ejemplo, usando el módulo account_debt_management podemos ver por fecha de vencimiento los pagos que se van a tener de cliente


Después tenemos los diarios. Estos en la contabilidad tradicional permiten agrupar los asientos contables con fines de reporting. Pero en Odoo más alla de eso, sirve para un montón de otras cosas. Cada diario tiene un campo, "Tipo" que indica que uso tendrá dicho diario. Si tiene un valor que indica "Compra" o "Venta" se lo podrá utilizar para registrar facturas de compra/venta. En el caso de la localización argentina, los diarios de venta se asocian a cada punto de venta de AFIP y tienen la información necesaria para validar las facturas con los webservices de factura electrónica.



Los diarios tipo Banco o Efectivo serán utilizados al momento de registrar pagos o al utilizar el módulo de punto de venta.

Por último, impuestos. Los mismos son provistos por cada localización, al igual que la configuración de los mismos.


Aca se indican en que cuentas contables se registrará el impuesto, al igual el monto que se calculará del mismo y en que tipo de facturas se aplicará (facturas de venta, de compra o en pagos de proveedor en el caso de Argentina). 

Cada impuesto pertenece a un grupo de impuestos, lo que se usa con diferentes fines (por ejemplo cálculo de retenciones) y tambien ayuda para las actividades de reporting (por ejemplo IVA Digital)


Tengan en cuenta que los impuestos son configurados y en gran medida customizados por las diferentes localizaciones. Entonces su funcionamiento (por ejemplo percepciones en Argentina) será dado por estas.




Gustavo Orrillo 24 de julio de 2023
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